Wie bereite ich Jahresgespräche bestmöglich vor und integriere Sie in meinen Arbeitsablauf?

 in Führung von Mitarbeitern

Und jedes Jahr aufs Neue diese Jahresgespräche! Viele Führungskräfte sehen Jahres- und Beurteilungsgespräche als eine lästige Pflicht oder gar als eine unsinnige Maßnahme und Zeitverschwendung. Entsprechend geben sie ihnen eine zu geringe Priorität, mit der Folge, dass die Ergebnisse nicht gut für die Mitarbeiterentwicklung verwertbar sind.

Anstatt die Jahresgespräche mit niedriger Priorität einfach nur abzuhaken, möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie sie diese Termine als effiziente Führungsinstrumente nutzen können:

Erfahren Sie, wie es Ihren Mitarbeitern geht.
Nutzen Sie das Jahresgespräch, um zu erfahren, wie es Ihren Mitarbeitern geht, was ihre aktuellen Themen sind und mit welchen Herausforderungen sie zu kämpfen haben. Durch ein offenes Ohr und entsprechendes Handeln können Sie Probleme, Konflikte und Schwierigkeiten bereits im Keim ersticken. Wenn Sie bei zwei Team-Mitgliedern beispielsweise heraushören, dass die Chemie nicht stimmt und sich das Arbeitsklima negativ verändert, können Sie über eine Neukonstellation im Team nachdenken. Wenn ein Mitarbeiter Ihnen verrät, dass ihm die aktuellen Aufgaben über- oder unterfordern, können Sie ebenfalls über eine Aufgabenumverteilung, konkrete Unterstützung, mehr Verantwortung oder zusätzliche Schulungen nachdenken. So erhalten sie die Arbeitsmotivation und verhindern, dass kompetente Mitarbeiter Ihre Abteilung verlassen.

Detaillierte Rückmeldung für Mitarbeiter mit Blick in die Zukunft
Nutzen Sie das Jahresgespräch, um den Mitarbeitern offen Rückmeldung zu ihrer Leistung, ihrem Einsatz und ihrem Arbeitsverhalten zu geben – positiv wie negativ. Gute Leistung können Sie so honorieren und Mitarbeiter langfristig durch die Anerkennung motivieren. Wenn die Leistung (noch) nicht ausreicht, können Sie Ihre Erwartungen klarer formulieren, ggf. Missverständnisse bzgl. der Erwartung aus dem Weg räumen und Tipps geben, wie die gewünschte Leistung besser und leichter erzielt werden kann. Werden Sie hier gerne auch persönlich und sprechen Sie darüber, was Ihnen persönlich hilft, schwierige Aufgaben oder Arbeit unter Stress zu bewältigen.

Vorbereitung ganz einfach: Beobachtungen notieren
Um zu vermeiden, dass Sie nur schlecht und ad-hoc vorbereitet in die Jahresgespräche gehen, empfehle ich, sich für jeden Mitarbeiter ein Sammeldokument (auf Papier oder digital) anzulegen. Hier können Sie das gesamte Jahr über Ihre Beobachtungen eintragen. Ein mögliches Format kann sein: Datum, Beobachtung, Beurteilungskriterium bzw. Themenblock sowie die durchgeführten Maßnahmen (Hinweis, Gespräch, Ermahnung, aber auch auch wenn Lob ausgesprochen wurde).
Unter Herr Müller kann dann beispielsweise stehen „31.3. ++ in schwierigem Meeting die Initiative ergriffen, sehr konstruktive Vorschläge, Projektfortschritt gerettet, nach Meeting Lob ausgesprochen.“ oder „5.9. – dritte Deadline für Reporting nicht eingehalten, Kriterium Arbeitsorganisation, Gespräch geführt.“
Achten Sie bewusst darauf, dass Sie nicht nur negative Dinge aufschreiben, vor allem, wenn es um Beurteilungen geht und Sie sich erst kürzlich über den Mitarbeiter geärgert haben. Reden Sie mit Ihren Mitarbeitern: in einem gezielten Diskurs über Ihre möglicherweise unterschiedlichen Wahrnehmungen schaffen Sie größtmögliche Transparenz, aber auch eine größtmögliche Wahrscheinlichkeit für eine Verbesserung der Arbeitsleistung.

Besser vorbereitet: Zusätzlich regelmäßige Reflexion
Ergänzen Sie die Beobachtungen durch eine regelmäßige Reflexion. Dazu halten Sie einmal im Monat stichpunktartig fest:

  • Was ist mir an dem Mitarbeiter bzw. der Mitarbeiterin in der letzten Zeit – positiv wie negativ – aufgefallen?
  • Welche besonderen Leistungen hat sie/er erbracht?
  • Wann und worüber haben Sie sich über sie/ihn gefreut?
  • Wie ist sie/er mit einer schwierigen Situation klar gekommen?
  • Was gelingt ihr/ihm in letzter Zeit besser?
  • Wie kann ich ihn gezielt unterstützen oder ermutigen?

Optimal vorbereitet: Konkrete Fragen beantworten
Für das Jahresgespräch ergänzen Sie dann darauf aufbauend die typischen Fragen, die Sie im Dokumentationsbogen des Jahresgesprächs finden:

  • Hat der Mitarbeiter seine persönlichen Ziele erreicht und das Feedback vom letzten Jahresgespräch umgesetzt?
  • Hat der Mitarbeiter die Unternehmensziele verstanden und aktiv dazu beigetragen?
  • Nutzt sie/er sein Potential?
  • Arbeitet sie/er zuverlässig und übernimmt Verantwortung?
  • Klären Sie auch, wo sich der Mitarbeiter selbst sieht und wo Sie ihn sehen in einem, in drei und in zehn Jahren?

Wann brauchen Sie ein Zwischengespräch?
Wenn Sie feststellen, dass Sie nicht genug Rückmeldungen von Ihren Mitarbeitern bekommen oder Sie ihnen gerne zwischendurch ein Feedback (positiv wie negativ) geben möchten, können Sie bei Bedarf auch Zwischengespräche führen. Ziel sollte sein, im Dialog mit den Mitarbeitern zu bleiben und so die Jahresgespräche als ein wertvolles Führungsinstrument zu nutzen.

Dokumentation: aussagekräftig statt nichtssagend
Ich habe in meinen Beratungen schon häufig erlebt, dass die Dokumentation zum Jahresgespräch aus zwei Sätzen bestand: Im ersten Satz wurde (stark verkürzt) beschrieben, welche Aufgaben der Mitarbeiter im abgelaufenen Jahr hatte und im zweiten Satz stand, dass es so weiterlaufen kann. Statt zwei nichtssagende Sätze zu tippen, bauen Sie lieber auf Ihren Beobachtungen, der regelmäßiger Reflexion und möglichen Zwischengesprächen auf.

Jahresgespräche richtig planen
Blocken Sie für jedes Gespräch einen festen Termin mit ausreichend Zeit. Schließen Sie Störungen aus und bereiten Sie sich wie beschrieben vor. Damit werden Sie und Ihre Mitarbeiter – und damit mittelfristig auch das Unternehmen – sicherlich am meisten von den Gesprächen haben.

Best-Practice: Gehen Sie an die Vorbereitungen mit etwas Disziplin heran. Gute Vorbereitung, über das Jahr verteilt, zahlt sich vielfach im Jahresgespräch selbst und beim Ausfüllen des Dokumentationsbogens aus.

Letzte Beiträge

Hinterlassen Sie ein Kommentar

Wonach suchen Sie?